Menghindari kesalahan dalam ber-e-mail tidak sulit. Berikut ada contoh kebiasaan ber-e-mail yang mengganggu dan pa yang bisa kita perbuat untuk melakukan sebaliknya?
Subject Tidak Jelas Atau Tidak Ada
Buat si penerima supaya mudah mengetahui tentang apa e-mail anda. Seperti kebanyakan orang pada umumnya, anda bisa merangkum e-mail yang datang berdasarkan tanggal, pengirim dan subjek. Bukankah anda akan senang jika mendapatkan informasi yang dibutuhkan hanya dari subjeknya? Si pengirim telah mempermudah anda dan telah menghemat waktu anda. Di lain pihak, seringkali anda menerima e-mail tanpa subjek atau yang diberi label, misalnya “Nomor telpon yang Anda minta”. Mengapa si pengirim tidak mengatakan langsung di subjek, “Nomor telponnya adalah xxx-xxx-xxxxxxxx”? Pada waktu mengirim e-mail yang berhubungan dengan orang tertentu, beri rincian pada subjek, beserta dengan namanya. Sebagai contoh, jika Sylvia Fully telah dipromosikan, buat subjek “Sylvia Fully telah dipromosikan”. Jangan gunakan nama saja sebagai subjek.
Mengganti Topik Tanpa Mengganti Subjek
Misalkan anda mengirim e-mail ke rekan kerja tentang subjek 1. Rekan kerja tersebut kemudian perlu mengirim e-mail tentang subjek 2 ke anda. Namun, bukannya membuat e-mail baru dengan subjek “subjek 2”, ia hanya membalas e-mail anda yang sebelumnya dan membahas subjek 2, dengan baris subjek tetap “subjek 1”. Mengganggu, bukan? Pada waktu anda mengirim e-mail, pastikan subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya. Jika anda melakukannya pada waktu membalas e-mail, ganti subjeknya sesuai dengan subjek yang sebenarnya.
Memasukan Beberapa Subjek Dalam Satu E-mail
Memasukan subje dalam satu e-mail bisa mengurangi pengiriman dan pada akhirnya mengurangi lalulintas dan volume e-mail. Namun, si penerima e-mail bisa saja melewatkan satu atau beberapa topic tersebut. Lebih baik membuat satu topic per-e-mail.
Mengirim Sebelum Berpikir
Menjawab sebelum berpikir bisa menyebabkan masalah. Pastikan bahwa anda memang bermaksud seperti apa yang ditulis. Orang bisa salah mengartikan kata-kata anda. Kalimat lelucon yang dikirim melalui e-mail kemungkinan disalahartikannya lebih besar dibanding dengan yang dikatakan secara langsung. Hati-hati juga atas reaksi dan respon yang terlalu cepat terhadap e-mail yang menyakitkan anda. Seperti ada tertulis, “Bodohlah yang menyatakan sakit hatinya seketika itu juga, tetapi bijak, yang mengabaikan cemooh”. Alasan lain mengapa anda harus berpikir dulu sebelum mengirim adalah implikasi hukum. E-mail bisa dijadikan “temuan” oleh pengacara pihak yang sedang menuntut perusahaan anda.
Menjawab Ke Semua
Sebelum menekan “reply to all”, pastikan anda memang perlu melakukannya. Apakah semua orang perlu melihat respon anda? Apakah respon anda menguntungkan semua orang? Atau apakah anda hanya mengirim respon pribadi atau membahas hal yang bersifat pribadi dengan si pengirim? Pada situasi seperti itu lebih baik menekan “reply”. Jika tidak, argument pribadi anda akan menjadi rahasia umum. Hati-hati pada waktu mengirim e-mail jika anda merupakan anggota suatu group (misalnya Yahoo! Group), balasan anda akan dikirim ke semua orang pada group tersebut meskipun anda hanya menekan “reply”.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar